Tạo tiêu đề cho ảnh trong MS Word

Mấy hôm nay làm việc trên MS Word lại học thêm được chút kỹ năng văn phòng. Nhìn tiêu đề chắc mọi người tưởng mình mới biết cách tạo tiêu đề (caption) cho ảnh trong Word, thực ra thì cái này đã biết lâu rồi nhưng trước kia vẫn chưa được ưng ý về cái tính năng này của bọn Microsoft.

Nhưng trước hết có lẽ nói qua về tạo tiêu đề cho ảnh và tại sao lại sử dụng nó. Mình đã gặp nhiều trường hợp soạn thảo văn bản, sử dụng nhiều hình ảnh trong tài liệu, nhưng đến khi cần in ra sanh sách các hình ảnh minh họa trong đó thì lại ngồi thủ công dò lại các hình và số trang để tổng hợp. Như vậy thật là thủ công và không tận dụng được những tính năng tuyệt vời mà ứng dụng văn phòng nổi tiếng nhất hiện nay mang lại. Với cách thủ công kia cũng sẽ gặp vấn đề nếu mà chúng ta sửa nội dung của tài liệu, số trang bị thay đổi thế là chúng ta lại phải ngồi đánh lại số trang hay sao!!!

Trong Word chúng ta thực hiện việc trên như thế nào? Trước hết mỗi lần Insert một hình vào tài liệu chúng ta có thể tạo tiêu đề cho ảnh bằng việc ấn chuột phải vào ảnh và chọn caption để tạo tiêu đề như hình dưới đây

Trong hầu hết các trường hợp chúng ta đều thấy mục Caption trong menu chuột phải như hình trên. Tuy nhiên đó là khi ảnh có Layout là In line with text, còn đối với loại layout khác thì chúng ta sẽ không thấy được mục cation này. Đây chính là điều làm mình bực mình nhất nên từ trước đến giờ mình toàn dùng Layout Inline with text (và kiểu này cũng đỡ làm tài liệu lộn xộn nhất).

Tuy nhiên đối với kiểu layout khác của ảnh, chúng ta vẫn có thể tạo caption bằng cách vào menu Insert trên thanh menu chọn Reference.. và tiếp theo chọn Caption...

Sau khi làm theo bước trên cho toàn bộ ảnh trong tài liệu thì công việc cuối cùng là tạo ra danh sách các hình ảnh minh họa không còn khó khăn gì nữa. Để làm điều đó chúng ta chọn Insert -> Reference -> Index and Tables... Rồi chọn Table of Figures và ấn OK thế là xong. Và trước khi mang in ấn thì nên nhớ ấn chuột phải vào danh sách hình ảnh, chọn Update Field và check vào mục Update entire table để cập nhật tất cả hình ảnh mới nhất và đánh lại số trang cho thích hợp.